Privacy Policy
- Préambule
La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information à laquelle l’Hébergement est tenue en application du RGPD (article 12) et de formaliser les droits et les obligations des clients et prospects de l’Hébergement au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.
Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.
les « destinataires » : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent des données à caractère personnel de la part de l’Hébergement. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des salariés de l’Hébergement que des organismes extérieurs (partenaires, exposants, établissement bancaire, intervenants, etc.).
les « personnes concernées » : désigne les clients et/ou les prospects de l’Hébergement ;
le « sous-traitant » : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte de l’Hébergement ;
Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.
Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.
Dans le cas de notre activité nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel.
Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :
le « responsable du traitement » est fonction de l’hébergement concerné (ci-après l’Hébergement)
L’Hébergement s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes habilités.
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Destinataires internes |
Destinataires externes |
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- le personnel habilité du service marketing, service réservation du service commercial, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ; - le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle, etc.) ; - le personnel habilité des sous-traitants. |
- les partenaires et prestataires, les propriétaires des Appartements -Résidence les Chalets, les sociétés extérieures ou les filiales d'un même groupe de sociétés ; - les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ; - l'organisme en charge de la gestion de la liste d'opposition au démarchage ; - le personnel habilité des sous-traitants. |
Les destinataires des données à caractère personnel des clients et prospects sont soumis à une obligation de confidentialité.
L’Hébergement décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation.
Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel de clients et prospects font l’objet d’une mesure de traçabilité.
Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, L’Hébergement n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.
Selon les cas, l’Hébergement traite vos données pour les finalités suivantes :
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Finalités |
Bases légales |
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Exécution du contrat nous liant |
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Consentement si prospect Intérêt légitime si client |
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Intérêt légitime |
Destinataires des données – Habilitation & Traçabilité
Les données que nous traitons sont essentiellement collectées auprès de vous lors de l’usage de notre site internet, mais également lors de votre réservation sur notre site.
Nous pouvons également collecter des informations de manière indirecte par l’intermédiaire de prestataires externes notamment les agences de voyage ou OTA (Booking.com, Expedia.fr …) (collecte indirecte).
Nous nous engageons à respecter le principe de minimisation des données qui consiste à ne collecter que les données strictement nécessaires à la finalité des traitements mis en œuvre par l’Hébergement.
En conséquence, nous ne collectons et n’utilisons que les données à caractère personnel suivantes :
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Catégorie de données |
Type de données |
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Données non techniques |
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Données liées à l’utilisation du site web |
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Finalités et bases légales
La présente politique a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place de l’ensemble des traitements de données à caractère personnel relatives aux clients et/ou prospects.
L’Hébergement met tout en œuvre pour que les données soient traitées dans le cadre d’une gouvernance interne précise. Ceci étant précisé, la présente politique ne porte que sur les traitements dont l’Hébergement est responsable du traitement et ne vise donc pas les traitements qui ne seraient pas créés ou exploités en dehors des règles de gouvernance fixées par l’Hébergement (traitement dit « sauvages » ou shadow IT).
Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par l’Hébergement ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par l’Hébergement.
Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre l’Hébergement et les clients et prospects.
Identification des traitements
Catégorie de données collectées et origine des données
Nous vous informons que vous disposez du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de vos données post-mortem.
Vous êtes autorisés à mettre en œuvre votre droit d’opposition pour les seuls traitements fondés sur l’intérêt légitime de l’Hébergement à condition que vous fassiez état d’une raison tenant à votre situation particulière. Dans une telle hypothèse, l’Hébergement peut ne pas accéder à votre demande si elle avance des motifs légitimes et impérieux qui prévalent sur votre intérêt personnel et, en particulier, sur la raison que vous avez invoquée à l’appui de votre demande.
Vous êtes informés que ces droits n’ont pas vocation à s’appliquer dans la mesure où les conditions requises par la règlementation applicable pour chacun d’entre eux ne sont pas remplies s’agissant du traitement que nous faisons des données à caractère personnel.
Droit à la limitation et à la portabilité
En dehors de cette situation, vous pouvez demander l’effacement de vos données dans les cas limitatifs suivants :
vos données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ; vous vous opposez à un traitement que nous effectuons sur la base d’un intérêt légitime alors qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour ce traitement ; vous vous opposez à un traitement de vos données à des fins de prospection ; vos données ont fait l’objet d’un traitement illicite.
Vous disposez du droit de nous demander de rectifier certaines données vous concernant qui seraient obsolètes ou erronées. Pour ce faire, il convient de nous préciser les données à rectifier avec les données par lesquelles nous devrons les remplacer.
Vous disposez du droit de nous demander si nous traitons effectivement des données vous concernant. Vous pouvez également nous demander qu’il vous soit fourni une copie de vos données faisant l’objet d’un traitement.
Toutefois, en cas de demande de copies supplémentaires, nous pouvons exiger que vous preniez en charge le coût que représenterait cette nouvelle copie.
Si vous présentez votre demande par voie électronique, les informations demandées vous seront fournies sous une forme électronique d’usage courante, sauf demande contraire.
Vous êtes informés que ce droit d’accès et de copie ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.
Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser la bonne exécution de nos services.
La durée de conservation des données est définie par l’Hébergement au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :
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Traitement |
Durée de conservation |
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Données relatives aux clients |
Pendant la durée des relations contractuelles avec l’Hébergement, augmentée de 3 ans à des fins d’animation et de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription Pour les données relatives aux allergies/régimes alimentaires : supprimées dès la fin de séjour du client |
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Données relatives aux membres et utilisateurs |
Pendant la durée nécessaire à la réalisation des prestations assurées par l’Hébergement et 1 an après la dernière intervention Cookies : 13 mois |
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Données relatives aux prospects |
3 ans à compter de leur collecte par l’Hébergement ou du dernier contact émanant du prospect |
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Données techniques |
1 an |
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Données bancaires |
Supprimées dès la transaction réalisée, sauf accord exprès du client Si contestation de la transaction : conservation 13 mois en archivage suivant la date de débit |
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Lutte contre le blanchiment |
5 ans |
Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.
Il est rappelé aux clients et prospects que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que l’Hébergement n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.
Gestion du droit des personnes
Droit d’accès et droit de copie
En tout état de cause, nous nous engageons, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.
Nous mettons en œuvre les mesures techniques de sécurité physique ou logique que nous estimons appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.
Parmi ces mesures figurent principalement :
gestion des habilitations pour l’accès aux données ; mesures de sauvegarde interne ; processus d’identification ; conduite d’audits de sécurité et de tests de pénétration ; adoption d’une politique de sécurité des systèmes d’information ; adoption de plans de continuité / de reprise d’activité ; utilisation d’un protocole ou de solutions de sécurité.
Nous nous engageons, en note qualité de responsable du traitement, à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées, lequel fait figurer les traitements relatifs aux données de nos clients et prospects.
Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements que nous mettons en œuvre en tant que responsable du traitement.
Nous nous engageons à fournir à la Cnil, à première demande, les renseignements lui permettant de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.
Nous sommes susceptibles de faire intervenir tout sous-traitant de notre choix dans le cadre du traitement des données à caractère personnel de nos clients et prospects.
Au sens du RGPD, le sous-traitant s’entend de toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il s’agit donc en pratique des prestataires avec lesquels nous travaillons et qui interviennent sur les données à caractère personnel que nous traitons ;
Dans ce cas, nous nous assurons du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD et nous privilégions la signature d’un contrat écrit avec nos sous-traitants leur imposant ses obligations. De plus, nous nous réservons le droit de procéder à un audit auprès de nos sous-traitants afin de nous assurer de leur respect des dispositions du RGPD.
Registre des traitements
L’exercice des droits précités s’effectue, au choix de l’intéressé, par courrier électronique ou par courrier postal aux coordonnées suivantes :
Pour l’Hôtel Le Monêtier :
rgpd@lemonetier.com
SAS Roc Blanc - Le Monêtier – 376 route de Grenoble – 05220 Le Monêtier-les-Bains
Pour les Appartements - Résidence Les Chalets :
L.H.T.P AM – Le Château – 78770 Villiers-le-Mahieu
Veuillez noter que seule la personne concernée par le traitement peut exercer les droits prévus ci-dessus. En conséquence, nous pouvons être amenés, en cas de doute, à vous demander une copie de votre titre d’identité à jour. À défaut, votre demande pourrait être refusée.
Nous faisons notre possible pour répondre aux demandes dans un délai raisonnable et, au mieux, dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.
Toutefois, dans le cas où le traitement des demandes s’avèrerait complexe ou que nous ferions face à un nombre élevé de demandes d’exercice de droits simultanément, le délai du traitement pourrait être porté à deux mois.
Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter les services suivants : rgpd@lemonetier.com ou rgpd@lhtp.fr
Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL www.cnil.fr.
La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages.
Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients et contacts par tout moyen défini par l’Hébergement, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).
Les clients et prospects concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, si celui-ci estime que le traitement de données à caractère personnel le concernant n'est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :
CNIL – Service des plaintes
3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22
Un référent RGPD a été désigné. Les coordonnées de ce référent sont les suivantes :
Pour l’hôtel Le Monêtier :
Adresse email : rgpd@lemonetier.com
Nom : Madame Fiona Garnier
Pour les Appartements – Résidence Les Chalets :
Adresse email : rgpd@lhtp.fr
Nom : Madame Fiona Garnier
Si les clients et prospects souhaitent obtenir une information particulière ou souhaitent poser une question particulière, il leur sera possible de contacter le référent RGPD qui leur donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de la question posée ou de l’information requise.
Droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil
Nous nous engageons à notifier à la Cnil toute violation de données que nous pourrions subir dans les conditions prescrites par la règlementation en matière de données à caractère personnel.
Nos interlocuteurs auprès de nos clients et prospects sont informés de toute violation de données qui pourrait porter un risque élevé pour leur vie privée.
